L.Inc BV/SA est un cabinet d’avocats. Dans le cadre de nos activités, nous traitons des données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données (ci-après abrégé RGPD). Par le biais de ce document, nous souhaitons vous informer des données à caractère personnel que nous traitons et des droits dont vous disposez dans le cadre de ce traitement.
1. Coordonnées du responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est L.Inc BV/SA. Vous pouvez nous contacter à l’adresse postale ci-dessous, par e-mail, par téléphone ou par fax :
Museumstraat 31-33
2000 Anvers
tel. +32 (0)3 302 47 47
e-mail info@linc.legal
2. Finalités de la collecte de données à caractère personnel
Nous collectons des données à caractère personnel pour les finalités suivantes : nos activités en tant qu’avocat (notamment l’assistance dans le cadre de procédures judiciaires et extrajudiciaires, et les conseils juridiques), l’administration et la gestion du personnel, la facturation et la comptabilité, la gestion des clients et des fournisseurs, à des fins publicitaires (notamment pour des événements et séminaires adressés aux clients, notre bulletin d’information et des activités de réseautage), la sécurité, la collaboration avec d’autres avocats et différents prestataires de services, le recrutement et la sélection, l’acquisition et la gestion des connaissances.
3. Fondements du traitement
Nous ne traitons les données à caractère personnel que lorsque le traitement repose sur un fondement, à savoir : lorsque la personne concernée a donné son consentement, lorsque le traitement des données est nécessaire à la fourniture de nos services, lorsque le traitement est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale, lorsque le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public ou pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée.
Les données à caractère personnel des personnes concernées entretenant une relation contractuelle avec nous (notamment les clients, le personnel, les prestataires de services, etc.) sont traitées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat. La communication de données à caractère personnel peut constituer une condition nécessaire à la conclusion d’un contrat. La non-communication de ces données peut empêcher ou restreindre la fourniture de nos services.
Les données à caractère personnel de tiers sont traitées si leur traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public (assistance d’avocats dans le cadre de procédures judiciaires et extrajudiciaires), d’une part, et pour la défense des intérêts légitimes de notre clientèle, d’autre part. Ces intérêts légitimes sont l’exécution de nos services en tant que cabinet d’avocats pour les clients concernés.
Les données à caractère personnel des destinataires de notre bulletin d’information sont traitées sur la base de leur consentement, qu’ils peuvent à tout moment retirer en se désinscrivant via le lien repris en bas du bulletin d’information ou en nous contactant via info@linc.legal. L’inscription à notre bulletin d’information implique que le destinataire accepte le traitement des données à caractère personnel qu’il nous fournit dans ce cadre.
Les catégories particulières de données à caractère personnel (relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux convictions politiques, religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, à la santé, à la vie ou l’orientation sexuelle) sont uniquement traitées si la personne concernée a fourni son consentement explicite, si leur traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ou dans le cadre d’une des autres conditions reprises dans le RGPD.
4. Catégories de données à caractère personnel collectées
Les catégories suivantes de données à caractère personnel peuvent être collectées : nom, adresse (postale et e-mail), données de télécommunication, données comptables dont le numéro de compte et les informations financières, sexe, âge, numéro de registre national, numéro de TVA et/ou d’entreprise, informations relatives à la situation professionnelle, état de la sécurité sociale et informations y liées, données salariales, données relatives aux procédures de droit civil, de droit administratif et de droit pénal, dont les condamnations et les faits punissables, données relatives à la santé (en fonction de l’assistance juridique dans le cadre ou non d’une procédure), situation familiale, état civil, images, enregistrements vidéo et audio.
5. Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel
Les catégories de destinataires des données à caractère personnel sont les suivantes : instances judiciaires, services publics, entreprises et particuliers (clients, parties adverses et tiers), avocats, huissiers de justice, notaires, experts, prestataires de services IT, agences de communication, traducteurs, secrétariat social, service externe prévention et autres prestataires de services du cabinet.
En tant qu’avocats, nous sommes tenus au secret professionnel prévu dans le Code pénal et prescrit par la déontologie dans le cadre de la gestion des données à caractère personnel.
Nous sommes susceptibles de traiter les données dans un pays situé hors de l’Espace économique européen, uniquement dans la mesure et pour autant que le traitement soit strictement nécessaire dans le cadre de la prestation de services de l’avocat dans le dossier auquel se rapportent les données en question.
6. Vos droits en tant que personne concernée dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel
Sous réserve de notre secret professionnel, vous avez le droit de demander à tout moment des informations par rapport aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet.
Vous pouvez faire modifier les données incorrectes et faire compléter les données incomplètes.
Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel, sauf lorsque leur traitement est nécessaire au droit à la liberté d’expression et d’information, au respect d’une obligation légale de traitement ou à une mission d’intérêt public dont nous sommes chargés, ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants : si vous pensez que vos données à caractère personnel sont incorrectes, si vous pensez qu’il n’existe pas d’intérêt légitime au traitement de vos données à caractère personnel, si nous n’avons plus besoin des données, mais que vous en avez vous-même besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, et si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel car le traitement par le responsable du traitement a été basé à tort sur la nécessité pour l’exécution d’une mission d’intérêt public, ou la défense de nos intérêts légitime ou de ceux d’un tiers.
Vous pouvez demander que vos données à caractère personnel vous soient transférées ou soient transférées à un tiers. Le RGPD prévoit néanmoins plusieurs restrictions à ce droit.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement par le responsable du traitement a été basé à tort sur la nécessité pour l’exécution d’une mission d’intérêt public, ou la défense de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, ainsi que dans le cadre du marketing direct.
Vous pouvez exercer tous ces droits en nous contactant via les coordonnées reprises sous le titre 1. Nous devons être en mesure de contrôler votre identité sur la base de votre message, afin d’éviter qu’une autre personne exerce vos propres droits. Nous traiterons votre réclamation dans les plus brefs délais. Vous pouvez également nous contacter si vous avez des questions ou remarques par rapport à vos données à caractère personnel ou à notre politique en matière de respect de la vie privée.
7. Violation
En cas de violation relative aux données à caractère personnel, nous la signalons, au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, à l’autorité de contrôle indiquée sous le titre 9. La notification mentionne toutes les données obligatoires en vertu du RGPD. Nous documentons toutes les violations, leurs conséquences et les mesures de correction prises. Si la violation comporte probablement un risque élevé pour vos droits et libertés, vous en êtes immédiatement informé.
8. Période de conservation
Eu égard aux délais de responsabilité, au délai de conservation des documents comptables et dans l’intérêt de notre clientèle, vos données à caractère personnel sont conservées durant 10 ans à compter de la date de clôture du dernier dossier auquel se rapportent les données à caractère personnel. Les données à caractère personnel non liées à un dossier traité par un avocat sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour les activités mentionnées dans la présente politique.
9. Autorité de contrôle
Vous pouvez introduire vos éventuelles réclamations auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be.